Whistleblowing: jak wdrożyć wewnętrzne procedury zgłoszeń - ostatni dzwonek!

Już 25 września 2024 r. wejdzie w życie większość przepisów Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej: „Ustawa”), wdrażającej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Do tego czasu podmioty objęte zakresem Ustawy, powinny ustanowić procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Czasu na wdrożenie rozwiązań whistleblowingowych nie zostało zatem wiele, natomiast ich brak lub ustanowienie z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z przepisów ustawy, podlega karze grzywny.

Większość z podmiotów obowiązanych jest już zapewne na ostatniej prostej procesu ustanawiania procedur w swoich organizacjach, dlatego też w niniejszym opracowaniu omówimy kluczowe zagadnienia, na które warto zwrócić uwagę właśnie na końcowym etapie wdrażania rozwiązań whistleblowingowych, tak by system zgłoszeń wewnętrznych działał skutecznie i zgodnie z przepisami.

Kto musi wdrożyć rozwiązania whistleblowingowe?

Na wstępie należy przypomnieć, że procedury zgłoszeń wewnętrznych powinny zostać wdrożone przez podmioty (zarówno prywatne, jak i publiczne) na rzecz których, wg. stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Należy pamiętać, że do liczby 50 osób wlicza się nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale również osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. W przypadku pracowników, ich liczbę ustala się w przeliczeniu na pełne etaty.  Analogiczne rozwiązanie nie zostało jednak zastosowane przez ustawodawcę w przypadku pozostałych osób świadczących pracę w danej organizacji, np. na podstawie umowy zlecenia, w związku z czym osoby te należy uwzględnić przy ustalaniu progu zatrudnienia niezależnie od wymiar czasu świadczenia pracy.

W przypadku podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937 obowiązek przyjęcia procedur wewnętrznych nie jest zależny od liczby pracowników.

Jednocześnie warto wspomnieć, że ustawa umożliwia ustanowienie procedur whistleblowingowych również podmiotom, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób.

Na co należy zwrócić uwagę?

• Dostępność: Co prawda ustawa o ochronie sygnalistów nie określa wprost jakie kanały należy wdrożyć w organizacji, wskazując jedynie, że powinny one umożliwiać dokonywanie zgłoszeń ustnie (w tym poprzez bezpośrednie spotkanie) lub pisemnie, to jednak należy pamiętać, że sygnalistą w danej organizacji może być nie tylko pracownik, a niemal każdy, kto miał z nią kontakt zawodowy – również byli pracownicy oraz kandydaci na pracowników. Projektując rozwiązania whistleblowingowe warto zatem zadbać, aby zarówno dostęp do informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych, jak i do kanałów zgłoszeń nie został ograniczony do pracowników danej organizacji. Przykładowo skrzynka umiejscowiona w siedzibie firmy, jako jedyny kanał dokonywania zgłoszeń w danym podmiocie nie będzie odpowiednim rozwiązaniem, nie tylko ze względów bezpieczeństwa informacji, ale także ponieważ osoby, które na co dzień nie pracują w biurze danego podmiotu, w praktyce nie będą mogły dokonać zgłoszenia. Podobną barierę w dokonywaniu zgłoszeń będzie stanowić udostępnienie procedury wyłącznie w intranecie dostępnym tylko dla pracowników danej organizacji. Warto zatem rozważyć, czy projektowane kanały zgłoszeń oraz sposób informowania o procedurze zapewniają dostęp do wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń wszystkim potencjalnym sygnalistom. 

• Spójność: Procedura zgłoszeń wewnętrznych nie może efektywnie spełniać swojego celu, jeżeli nie zostanie dostosowana do innych procedur oraz realiów funkcjonowania danej organizacji, dlatego też wdrażając rozwiązania whistleblowingowe nie można zapominać o dokonaniu przeglądu obowiązujących regulacji wewnętrznych pod kątem ich zgodności z ustawą o ochronie sygnalistów oraz wewnętrzną procedurą zgłoszeń, tak aby uniknąć ewentualnych sprzeczności lub luk pomiędzy poszczególnymi procedurami.

• Poufność: Jednym z podstawowych obowiązków spoczywających na pracodawcy jest zapewnienie ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Podkreślić należy, że ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą zagrożone jest grzywną, karą ograniczenia albo pozbawienia wolności do roku. Po pierwsze podmiot prawny powinien zatem wdrożyć odpowiednie rozwiązania organizacyjne i techniczne, które uniemożliwią nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem (w tym pracownikom, podmiotom świadczącym usługi IT). Po drugie należy zadbać by osoby upoważnione do obsługi zgłoszeń zostały właściwie pouczone o ciążącym na nich obowiązku poufności oraz zobowiązały się do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku ze zgłoszeniem np. poprzez podpisanie odpowiednich oświadczeń.

• Konsultacje: Przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz danego podmiotu prawnego to nie tylko obowiązkowy etap w procesie wdrażania procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale również możliwość poznania opinii pracowników na temat projektowanych rozwiązań whistleblowingowych. Konsultacje powinny trwać od 5 do 10 dni. Warto wykorzystać ten czas na dialog z przedstawicielami pracowników i rozważenie zgłoszonych uwag, co z pewnością będzie miało korzystny wpływ zarówno na treść procedury zgłoszeń wewnętrznych, jak również na budowanie kultury otwartości w danej organizacji, pozytywnego wizerunku pracodawcy, a w dalszej perspektywie - na skłonność sygnalistów do zgłaszania naruszeń wewnątrz organizacji.

• Szkolenie i informowanie o procedurze: Po zakończeniu konsultacji należy przekazać jej treść do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz danego podmiotu prawnego, co stanowi warunek wejścia w życie danej procedury. Warto jednak pamiętać, że jednorazowe przekazanie procedury pracownikom może nie być wystarczające, by zachęcić potencjalnego sygnalistę do korzystania z wewnętrznych kanałów zgłoszeń, dlatego pracodawcy powinni rozważyć przeprowadzenie szkoleń z procedury wewnętrznej, co pozwoli na dostarczenie pracownikom informacji na temat dokonywania zgłoszeń i zwiększenie ich zaufania do ustanowionych procedur. Jednocześnie należy pamiętać, że ustawa ustanawia obowiązek poinformowania o procedurze nie tylko osoby aktualnie wykonujące pracę na rzecz danego podmiotu prawnego, ale również potencjalnych pracowników i usługodawców.

 

Wsparcie KRWLEGAL w zakresie ochrony sygnalistów

Zapraszamy do kontaktu z Kancelarią Prawną Krzysztof Rożko i Wspólnicy, która zapewnia kompleksowe usługi z zakresu ochrony sygnalistów.

W ramach oferowanych przez nas usług:

• Przygotowujemy oraz wspieramy we wdrożeniu procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
• Prowadzimy szkolenie szkolenia wewnętrzne z zakresu funkcjonowania polityki zgłaszania naruszeń, skierowane zarówno do osób zaangażowanych w proces przyjmowania zgłoszeń, jak i pracowników - w zakresie procedur dokonywania zgłoszeń zewnętrznych i przysługujących im praw,
• Doradzamy w zakresie prawa pracy, w związku z konsekwencjami zgłoszeń. Nasi eksperci z dziedziny prawa pracy dostarczają kompleksowego wsparcia w zakresie stosunków prawa pracy, w tym z zakresu działań następczych podejmowanych w związku z dokonaniem przez pracownika zgłoszenia lub ujawnienia nieprawdziwych informacji.
• Doradzamy w zakresie ochrony danych osobowych w związku z dokonanymi zgłoszeniami.

O toczących się pracach nad ustawą pisaliśmy uprzednio na naszej stronie internetowej, m.in. w dniu 6 października 2021, 22 października 2021, 31 grudnia 2021, 16 lutego 2022, 25 kwietnia 2022, 12 lipca 2022, 27 grudnia 2022, 20 stycznia 2023, 3 marca 2023, 29 sierpnia 2023, 17 stycznia 2024,30 stycznia 2024, 4 maja 2024, 24 maja 2024oraz 4 lipca 2024.

Kancelaria prawna KRWLEGAL zapewnia profesjonalne i fachowe doradztwo w wielu dziedzinach prawa, w tym świadczy usługi doradztwa przy ofertach publicznych, obsłudze crowdfundingu, transakcji M&A, jak również doradztwa regulacyjnego dla sektora finansowego, świadcząc usługi m. in. w zakresie działalności firm inwestycyjnych, funduszy inwestycyjnych, podmiotów zarządzających aktywami, banków (depozytariuszy), a także w zakresie obsługi sporów sądowych dla podmiotów rynku kapitałowego.

Jeśli uważasz, że może mieć to wpływ na Twój biznes, zapraszamy do kontaktu: biuro@krwlegal.pl lub +48 22 29 50 940.