Założenia projektu ustawy o ochronie sygnalistów

Już 17 grudnia 2021 r. znaczenie obowiązywać Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana powszechnie dyrektywą o ochronie praw sygnalistów („Dyrektywa”). Podmioty publiczne oraz podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników mają zatem niecałe 3 miesiące na opracowanie i wdrożenie procesów ochrony sygnalistów oraz zgłaszania i wyjaśniania nieprawidłowości.

Tymczasem w dniu 4 października 2021 r. w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów wpisane zostały założenia do projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa („Założenia”). Ustawa ta ma wdrożyć Dyrektywę do polskiego porządku prawnego. Czasu na wdrożenie nie zostało dużo - państwa UE miały na to dwa lata od wejścia Dyrektywy w życie.

Główne założenia Dyrektywy

Celem Dyrektywy jest ustanowienie minimalnych norm obowiązujących we wszystkich państwach członkowskich UE w zakresie ochrony sygnalistów, czyli osób zgłaszających informacje uzyskane w kontekście związanym z pracą na temat naruszeń prawa UE w kluczowych dziedzinach polityki. Co istotne, katalog osób, które maja zostać objęte ochroną jest szeroki - niemal każdy, kto miał styczność z daną organizacją, może być sygnalistą. Ochrona ma obejmować nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale także m. in. urzędników służby cywilnej, pracowników państwowych, usługodawców prowadzących działalność na własny rachunek, freelancerów, wykonawców, podwykonawców i dostawców, wolontariuszy i stażystów, a także osoby, których stosunek pracy ustał lub dopiero ma zostać nawiązany.

Dyrektywa zakłada trzy tryby zgłaszania naruszeń prawa: wewnętrzny, zewnętrzny i publiczny. W pierwszej kolejności sygnalista powinien korzystać z kanału wewnętrznego, poprzez dokonanie zgłoszenia do pracodawcy, dzięki czemu pracodawca będzie miał możliwość podjęcia stosownych działań wyjaśniających. Dla pracodawców oznacza to konieczność opracowania odpowiednich procedur raportowania w zakresie naruszenia prawa UE. Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do utworzenia kanału zewnętrznego, za pomocą którego sygnaliści będą mogli dokonywać zgłoszeń do właściwego organu publicznego. Ostatnim kanałem jest ujawnienie publiczne, tj. podanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej, np. do mediów.

Mimo, że projekt ustawy o ochronie sygnalistów nie jest jeszcze znany, Dyrektywa dostarcza szeregu informacji w zakresie obowiązków pracodawców związanych z ochroną sygnalistów oraz mechanizmami zgłaszania nieprawidłowości i podejmowania działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia. Do najważniejszych z nich należą:

• wprowadzenie poufnych, skutecznych i bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń (ustnie lub na piśmie);
• zapewnienie sygnalistom skutecznej ochrony przed działaniami odwetowym, m. in. poprzez zapewnienie poufności ich tożsamości;
• potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
• wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami;
• przekazanie informacji zwrotnych w rozsądnym terminie (nieprzekraczającym trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia);
• prowadzenie rejestru wszystkich przyjętych zgłoszeń, zgodnie z wymogami w zakresie poufności;
• zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Założenia do projektu krajowej ustawy o sygnalistach

Co interesujące, w zakresie zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń, zgodnie z Założeniami, zgłoszenia przyjmowane mają być przez Rzecznika Praw Obywatelskich („RPO”). Twórcy Założeń wskazują, że powierzenie tej roli RPO uzasadnia fakt, że przyjmowanie zgłoszeń łączyłoby się w tej instytucji z funkcją udzielania wsparcia i informacji zgłaszającym naruszenia. RPO pełnić ma funkcję instytucji centralnej, przyjmującej zgłoszenia, dokonującej wstępnej weryfikacji i przekierowującej zgłoszenie do instytucji właściwej merytorycznie do zbadania zgłoszenia.

Wskazać należy ponadto, że w przypadku dokonania ujawnienia publicznego, osoba go dokonująca będzie objęta ochroną w przypadku, gdy ujawnienie publiczne zostanie poprzedzone zgłoszeniem wewnętrznym i zewnętrznym lub wyłącznie zewnętrznym, a w odpowiedzi na zgłoszenie nie zostaną podjęte w terminie żadne odpowiednie działania. Przewidziane zostały jednak wyjątki od tej zasady: gdy naruszenie stanowi bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, gdy istnieje zagrożenie działaniami odwetowymi w przypadku dokonania zgłoszenia lub gdy prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy jest niewielkie.

Termin na wdrożenie Dyrektywy

Przypomnieć należy, że obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń dotyczy podmiotów prawnych w sektorze prywatnym i publicznym. W pierwszej kolejności odpowiednie procedury powinny zostać wdrożone przez podmioty publiczne oraz podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 250 osób – do 17 grudnia 2021 r. Podmioty prawne w sektorze prywatnym zatrudniające od 50 do 249 pracowników na wykonanie zobowiązań wynikających z Dyrektywy o ochronie sygnalistów mają dodatkowy rok.

Czasu na wdrożenie nowych przepisów nie zostało wiele. Pamiętając doświadczenia ubiegłych lat, np. kiedy to część przedsiębiorców odkładała wdrożenie przepisów RODO do ostatniej chwili, w celu uniknięcia ponoszenia wyższych kosztów finansowych oraz angażowania większych zasobów kadrowych, już teraz warto rozważyć podjęcie działań w celu opracowania odpowiednich procedur mających zapewnić ochronę sygnalistom.

Kancelaria prawna KRWLEGAL zapewnia profesjonalne i fachowe doradztwo w wielu dziedzinach prawa, w tym świadczy usługi m. in. w zakresie prawa korporacyjnego.

Kancelaria prawna KRWLEGAL zapewnia profesjonalne i fachowe doradztwo w wielu dziedzinach prawa oraz takich kwestiach jak ochrona sygnalistów. Jeśli uważasz, że może mieć to wpływ na Twój biznes, zapraszamy do kontaktu: biuro@krwlegal.pl lub +48 22 29 50 940.