Czym jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

Dane zawarte w rejestrze pochodzić mają od samych spółek, które zobowiązane są do zidentyfikowania beneficjenta rzeczywistego, zgłoszenia go do rejestru, a następnie monitorowania oraz aktualizacji zgłoszonych informacji.
Poniżej prezentujemy podstawowe informacje dotyczące CRBR oraz czynności, które należy wykonać w celu spełnienia wymogów związanych z utworzeniem niniejszego rejestru.

1. Czym jest i do czego służy Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest systemem teleinformatycznym służącym przetwarzaniu informacji o beneficjentach rzeczywistych polskich spółek handlowych.
Utworzenie Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) stanowiło realizację wymogu wynikającego z IV dyrektywy AML (dyrektywa 2015/849), której celem jest zapobieganie wykorzystywaniu unijnego systemu finansowego do prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Nałożenie na Państwa członkowskie UE obowiązku zapewnienia utworzenia centralnego rejestru beneficjentów, nakierowane było na zwiększenie przejrzystości struktur korporacyjnych, a przez to, w celu zwalczania wykorzystywania takich struktur w celach przestępczych.
Za prowadzenie CRBR oraz przetwarzanie informacji o beneficjentach rzeczywistych odpowiada Minister Finansów.
CRBR zawierać będzie trzy kategorie danych, tj. dane spółki, dane identyfikacyjne każdego beneficjenta rzeczywistego oraz dane każdego członka organu lub wspólnika uprawnionego reprezentowania spółki.

Dane identyfikacyjne spółki obejmować powinny:
a) nazwę (firma)
b) formę organizacyjną
c) siedzibę
d) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym
e) numer NIP

Dane identyfikacyjne beneficjenta rzeczywistego i członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki obejmować powinny:
a) imię i nazwisko
b) obywatelstwo
c) państwo zamieszkania
d) PESEL albo data urodzenia – w przypadku osób, które nie posiadają PESEL
e) informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach, które przysługują beneficjentowi rzeczywistemu.

2. Kto ma dostęp do informacji zawartych w CRBR?

Dane zawarte w CRBR są jawne. Każda osoba może przeglądać dane zawarte w CRBR. Dostęp do danych zawartych w rejestrze jest nieodpłatny.
Wnioski o udostępnienie informacji zawartych w CBR składa się za pośrednictwem strony internetowej systemu teleinformatycznego CRBR dostępnej pod adresem https://www.podatki.gov.pl/crbr/.
Informacje są udostępniane w postaci wyniku widocznego na ekranie urządzenia, z którego zostało skierowane pytanie. Dodatkowo istnieje możliwość zapisania wyszukiwanych danych w pliku (w formacie PDF lub w formacie tekstowym jako plik XML).

3. Jakie podmioty są zobowiązane do dokonywania zgłoszeń?

Do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji są obowiązane:
1) spółki jawne,
2) spółki komandytowe,
3) spółki komandytowo-akcyjne,
4) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
5) proste spółki akcyjne,
6) spółki akcyjne.
Podkreślić należy, iż obowiązek dokonywania zgłoszeń do CRBR dotyczy powyższych spółek, niezależnie od tego, czy są one instytucjami obowiązanymi w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
W niniejszej ustawie przewidziano jedno wyłączenie podmiotowe spod obowiązku dokonywania zgłoszeń. Z uwagi na faktycznie ograniczoną w wielu przypadkach możliwość identyfikowania beneficjentów rzeczywistych, spod obowiązku dokonywania zgłoszeń zostały wyłączone spółki publiczne.
UWAGA! Wyłącznie spod obowiązku spółek publicznych, nie oznacza, że spółki zależne względem takich spółek również nie muszą dokonywać zgłoszeń beneficjentów rzeczywistych. Przepisy nie przewidują takiego wyłączenia, stąd należy stwierdzić, iż spółka zależna względem spółki publicznej zobowiązana jest do dokonania zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego.

4. Jak zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego?

Prawidłowe zidentyfikowanie beneficjenta rzeczywistego stanowi najistotniejszy i w praktyce najbardziej wymagający element procedury zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR.
W myśl przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, na potrzeby dokonywania zgłoszeń do CRBR, beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna (lub osoby fizyczne):
• sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę, lub
• w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.
W przypadku spółki – osoby prawnej, innej niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym, podlegającym wymogom ujawniania informacji na podstawie przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego, beneficjentem rzeczywistym spółki jest:
• osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem spółki, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
• osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji spółki, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad spółką przez posiadanie w stosunku do niej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351), lub
• osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w organach spółki w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w powyższych punktach oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
W praktyce prawidłowe zidentyfikowanie beneficjenta rzeczywistego może nastręczać licznych trudności, które mogą być z jednej strony związane z problemami z uzyskaniem dostępu niezbędnych informacji, a z drugiej zaś z prawidłową oceną danego stanu faktycznego.
Z pierwszym rodzajem trudności można się spotkać np. w przypadku złożonych powiązań pomiędzy spółką a podmiotem, który pośrednio jest właścicielem udziałów (akcji) spółki. Z pewnością trudności kwalifikacyjne mogą dotyczyć przypadków, gdy określona osoba co prawda nie posiada bezpośrednio lub pośrednio udziałów lub akcji spółki, ale w inny sposób jest uprawniona do sprawowania kontroli nad nią.
Podkreślić należy, iż obowiązek zidentyfikowania beneficjenta rzeczywistego w każdym przypadku ciąży na spółce. Ministerstwo Finansów opublikowało komunikat, iż nie będzie udzielać indywidualnych interpretacji przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w zakresie ustalania beneficjenta rzeczywistego dla spółki zobowiązanej do zgłoszenia informacji w CRBR.

5. Kto może dokonać zgłoszenia w imieniu spółki?

Zgłoszenia dokonać mogą tylko osoby uprawnione do reprezentacji spółki, tj. członkowie zarządu, wspólnicy lub prokurenci. Osoba taka musi być ujawniona w KRS jako uprawniona do reprezentacji spółki.
Dokonanie zgłoszenia wymaga złożenia podpisu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elekronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Podpisy pod zgłoszeniem powinny odpowiadać zasadom reprezentacji spółki. Z powyższego względu, formularz zgłoszenia umożliwia opatrzenia zgłoszenia więcej niż jednym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP
Zauważyć należy, iż wraz ze złożeniem podpisu pod zgłoszeniem, osoby podpisujące składają oświadczenie o prawdziwości zgłaszanych informacji oraz świadomości odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

6. Czy pełnomocnik może dokonać zgłoszenia?

Pełnomocnik nie jest uprawniony do dokonania zgłoszenia informacji do CRBR. Osoba inna niż uprawniona do reprezentacji spółki (np. pracownik lub doradca) może przygotować plik xml zawierający projekt zgłoszenia i przesłać go do podpisu osoby uprawnionej do reprezentacji.

7. Jaki jest koszt zgłoszenia?

Zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego, podobnie jak aktualizacja danych w rejestrze, jest nieodpłatne.

8. W jaki sposób dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia do CRBR dokonuje się w formie elektronicznej poprzez stronę internetową https://www.podatki.gov.pl/crbr/. Zgłoszenia nie można dokonać w formie pisemnej.
Skuteczne dokonanie zgłoszenia wymaga złożenia przez osoby zgłaszające podpisu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elekronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP

9. W jakim terminie należy dokonać zgłoszenia?

Odpowiedź na powyższe pytanie zależy od daty kiedy została wpisana do rejestru spółka zobowiązana do dokonania zgłoszenia.
Spółki, które zostały wpisane do KRS przed dniem 13 października 2019 zobowiązane są do zgłoszenia po raz pierwszy informacji o beneficjentach rzeczywistych do dnia 13 kwietnia 2020 r.
Spółki, które zostały wpisane do KRS od dnia 13 października 2019 r. powinny dokonać zgłoszenia nie później iż w terminie 7 dni od dnia wpisu danej spółki do KRS.
W przypadku każdorazowej zmiany danych zawartych w zgłoszeniu, spółki zobowiązane są do zgłoszenia danych w terminie 7 dnia od zdarzenia powodującego zmianę.
Do biegu terminów nie wlicza się sobót ani dni ustawowo wolnych od pracy.
W przypadku zmiany danych, podkreślenia wymaga fakt, iż termin na zgłoszenie nie liczy się od daty dowiedzenia się o danym zdarzeniu przez spółkę zobowiązaną do dokonania zdarzenia, tylko od wystąpienia danego zdarzenia. Powyższe oznacza, iż to na spółce zobowiązanej do do dokonania zgłoszenia ciąży obowiązek zidentyfikowania informacji o zdarzeniu wymagającym zgłoszenia.
W praktyce realizacja niniejszego obowiązku, w szczególności jeśli spółka wchodzi w skład rozbudowanej grupy kapitałowej, w naszej ocenie powinna wiązać się z przyjęciem w spółce lub w grupie kapitałowej wewnętrznych regulacji, zapewniających obieg informacji, w celu umożliwienia spółce na terminowe wykonanie obowiązku zgłoszenia danych do CRBR.
Zdarzenia skutkujące koniecznością aktualizacji zgłoszenia mogą mieć różny charakter. Przykładowo może być związane ze zbyciem udziałów w spółce, podwyższeniem lub obniżeniem kapitału zakładowego, czy zmianą członków zarządów w spółce.
Pamiętać należy, iż niektóre zmiany wywołają skutek w postaci obowiązku aktualizacji zgłoszenia dopiero z momentem wpisu do KRS. Z taką sytuacją będziemy mieć do czynienia w przypadku, zmiany firmy spółki czy obniżenia kapitału zakładowego. W innych przypadkach może się zdarzyć, że zmiana będzie wymagała wpisu do KRS, który jednak będzie miał charakter deklaratoryjny. W takiej sytuacji termin na zgłoszenie, należy liczyć od momentu wystąpienia zdarzenia, a nie od chwili dokonania wpisu w rejestrze przedsiębiorców. Przykładem wpisu deklaratoryjnego jest wpis o powołaniu lub odwołaniu członka zarządu, zmianie wspólnika, zmianie adresu spółki (bez zmiany siedziby) lub sprzedaży udziałów w spółce.

10. Co grozi za brak zgłoszenia lub nieprawidłowe zgłoszenie?

Zgłoszenie danych do CRBR następuje pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.
Ponadto, osoba dokonująca zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do CRBR nieprawdziwych danych, a także niezgłoszeniem w ustawowym terminie danych i zmian danych objętych wpisem do CRBR, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą osoba dokonująca zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji nie ponosi odpowiedzialności.
W przypadku niedopełnienia obowiązku zgłoszenia informacji do CRBR na spółkę może zostać również nałożona administracyjna kara pieniężna w wysokości do 1.000.000 zł.

Kancelaria prawna KRWLEGAL zapewnia profesjonalne i fachowe doradztwo w wielu dziedzinach prawa oraz takich kwestiach jak obsługa prawna startup. Jeśli uważasz, że może mieć to wpływ na Twój biznes, zapraszamy do kontaktu: biuro@krwlegal.pl lub +48 22 29 50 940.