Kontrola przedsiębiorcy – jak przebiega i jak się do niej przygotować

Aktem prawnym, który reguluje podstawowe zasady przeprowadzania kontroli u przedsiębiorców jest ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (dalej: Ustawa). Stosuje się ją zarówno do kontroli przeprowadzanych w sposób tradycyjny, jak i w formule zdalnej, która została wprowadzona w związku z sytuacją epidemiczną, w celu ograniczenia ryzyka zarażenia wirusem Sars-CoV-2.

W przypadku kontroli przeprowadzanych przez niektóre organy administracji publicznej, zastosowanie mogą mieć również ustawy odrębne, określające specyficzne zasady przeprowadzania danych kontroli.

Ogólne zasady

Kontrolę działalności gospodarczej przedsiębiorcy może prowadzić szereg instytucji, takich jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Urząd Regulacji Energetyki, urzędy skarbowe, Państwowa Inspekcja Pracy czy Inspekcja Ochrony Środowiska. Każdy z wymienionych organów posiada inne kompetencje i innych zagadnień może dotyczyć przeprowadzana kontrola.

Zasadą jest, że kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Sposób przeprowadzenia analizy określa organ kontroli lub organ nadrzędny. Celem takiej analizy jest ograniczenie liczby i zakresu kontroli przedsiębiorców, u których występuje niewielkie ryzyko naruszenia prawa lub nie stwierdzono u nich wcześniej naruszeń przepisów. Od wcześniejszego dokonania analizy można odstąpić między innymi w przypadku, gdy organ kontroli np. poweźmie uzasadnione podejrzenie zagrożenia życia lub zdrowia, popełnienia przestępstwa lub wykroczenia.

Zawiadomienie i czynności kontrolne

Zasadą jest, iż przedsiębiorca powinien zostać powiadomiony o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wymagane jest ponowne zawiadomienie. Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

Warto zaznaczyć, że zawiadomienie powinno precyzować m.in. zakres przedmiotowy kontroli. Jest to informacja, która powinna pozwolić przedsiębiorcy na wstępne przygotowanie się do wszczętej kontroli, a także na weryfikację, czy czynności kontrolne mieszczą się w zakresie prowadzonej kontroli.

W Ustawie przewidziano szereg wyjątków od obowiązku zawiadamiania przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli. Organ nie musi dokonywać zawiadomienia na przykład, gdy:

• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska,
• przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Co do zasady czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Ustalenia kontroli zamieszcza się w protokole kontroli.

Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organu kontroli (albo osoby niebędące pracownikami organu kontroli, jeżeli odrębne przepisy przewidują taką możliwość) po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.

 Jak się przygotować?

W celu przygotowania się do kontroli przedsiębiorca powinien przeanalizować otrzymane zawiadomienie o wszczęciu kontroli, żeby dowiedzieć się, jaki organ będzie przeprowadzał kontrolę i jaki będzie zakres przedmiotowy tej kontroli. Następnie istotne jest zebranie i weryfikacja dokumentacji objętej zakresem kontroli oraz przygotowanie jej do przekazania osobie kontrolującej. Jeśli kontrola będzie odbywać się w siedzibie przedsiębiorcy, należy przygotować warunki do jej wykonania, na przykład przez udostępnienie kontrolującym osobnego pomieszczenia. Przedsiębiorca powinien również uprzedzić pracowników o planowanej kontroli, aby umożliwić im przygotowanie się do odpowiedzi na ewentualne pytania kontrolujących.

Czas trwania zależy od wielkości firmy

Czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest uzależniony od jego wielkości i nie może przekraczać:

• 12 dni roboczych – w przypadku mikroprzedsiębiorców;
• 18 dni roboczych – w przypadku małych przedsiębiorców;
• 24 dni roboczych – w przypadku średnich przedsiębiorców;
• 48 dni roboczych – w przypadku pozostałych przedsiębiorców.

W Ustawie zostały wskazane sytuacje, w których nie mają zastosowania ograniczenia dotyczące maksymalnego czasu kontroli, takie jak niezbędność przeprowadzenia kontroli dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa uzasadnianie kontroli bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.

Jeśli wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czas jej trwania nie może przekraczać 7 dni. Czasu trwania powtórnej kontroli nie wlicza się do maksymalnego czasu kontroli.

Organy kontroli nie mogą równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy poza wyjątkami wskazanymi w Ustawie.

Zasadą jest również brak możliwości przeprowadzenia kontroli w przypadku, gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ.

Ponowna kontrola

W Ustawie przewidziano jednak wyjątki również w zakresie tej regulacji. Ponowna kontrola jest bowiem możliwa między innymi, gdy:

• ma dotyczyć okresu nieobjętego uprzednio zakończoną kontrolą,
• ma na celu przeciwdziałanie zagrożeniu życia lub zdrowia,
• jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną,
• jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych organu lub wykonania decyzji lub postanowień nakazujących usunięcie naruszeń prawa, w związku z przeprowadzoną kontrolą,
• jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania związanego ze złożeniem korekty rozliczenia objętego uprzednio zakończoną kontrolą.

Książka kontroli

Przedsiębiorca obowiązany jest prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli (w postaci papierowej lub elektronicznej) oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka kontroli powinna zawierać wpisy obejmujące: oznaczenie organu kontroli, oznaczenie upoważnienia do kontroli, zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli, daty podjęcia i zakończenia kontroli.

W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca musi niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli.

Sprzeciw i odszkodowanie

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że w przypadku podjęcia i wykonywania przez organ kontroli czynności z naruszeniem przepisów wskazanych w Ustawie – między innymi w przypadku prowadzenia kontroli bez zawiadomienia, braku prawidłowego upoważnienia do prowadzenia kontroli, prowadzenia czynności kontrolnych podczas nieobecności przedsiębiorcy – może wnieść sprzeciw. Sprzeciw wnosi się na piśmie do organu kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy. O jego wniesieniu przedsiębiorca zawiadamia na piśmie kontrolującego. Sprzeciw wymaga uzasadnienia.

Na wniesienie sprzeciwu przedsiębiorca ma trzy dni robocze od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu.

Organ kontroli w terminie trzech dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu rozpatruje sprzeciw oraz wydaje postanowienie o:

• odstąpieniu od czynności kontrolnych,
• kontynuowaniu czynności kontrolnych.

Nierozpatrzenie sprzeciwu w tym terminie jest równoznaczne w skutkach z wydaniem przez organ właściwy postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych. Przedsiębiorcy, który poniósł szkodę na skutek wykonania czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa, przysługuje odszkodowanie.

Istotne jest, że dowody przeprowadzone w toku kontroli przez organ kontroli z naruszeniem przepisów ustawy lub z naruszeniem innych przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, jeżeli miały istotny wpływ na wyniki kontroli, nie mogą stanowić dowodu w postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym dotyczącym przedsiębiorcy.

Autor: apl. radcowski Katarzyna Serwin

Artykuł został opublikowany na stronie prawo.rp.pl

Kancelaria prawna KRWLEGAL zapewnia profesjonalne i fachowe doradztwo w wielu dziedzinach prawa. w tym świadczy usługi m. in. w zakresie prawa korporacyjnego, obsługi inwestycji kapitałowych i instytucji finansowych.

Jeśli uważasz, że może mieć to wpływ na Twój biznes, zapraszamy do kontaktu: biuro@krwlegal.pl lub +48 22 29 50 940.