Wspólny komunikat nadzorczy dot. obowiązku szkoleniowego AML/CFT

Cel komunikatu

Celem komunikatu jest przedstawienie dobrych praktyk oraz oczekiwań UKNF, GIIF i NBP w odniesieniu do zapewnienia udziału osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków, uwzględniając przy tym tematykę ochrony danych osobowych.

Instytucje obowiązane w ramach dobrych praktyk oraz realizacji swoich obowiązków związanych z AML/CFT powinny zapewnić, aby osoby, które będą wykonywać czynności w obszarze AML przeszły odpowiednie szkolenia w związku z pełnieniem zadań w tym zakresie. Kluczowe jest również udokumentowanie udziału w takich szkoleniach oraz wprowadzenie odpowiednich regulacji w tym zakresie do procedur wewnętrznych. Z dokumentów powinno jednoznacznie wynikać, kto, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo został przeszkolony.

Adresaci komunikatu

Komunikat został skierowany przede wszystkim do instytucji obowiązanych. W komunikacie podkreślono, że obowiązek szkoleniowy wynikający z art. 52 ustawy AML nie ogranicza się jedynie do osób związanych z instytucją obowiązaną stosunkiem pracy, a dotyczy wszystkich osób wykonujących obowiązki związane z AML/CFT, a współpracujących z instytucją obowiązaną na innej podstawie niż stosunek pracy. Tym samym obowiązek szkoleniowy ma zastosowanie również do:

• osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych,
• agentów,
• podmiotów działających na zlecenie instytucji obowiązanej,
• innych współpracowników, realizujących czynności w obszarze AML/CFT,
• członków zarządu odpowiedzialnych za obszar AML,
• innego organu zarządzającego odpowiedzialnego za obszar AML.

Ponadto, jak podkreślono, obowiązek szkoleniowy dotyczy również osób, które zastępują pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie zadań w obszarze AML/CFT.

Podmioty trzecie, którym powierzono obowiązki w obszarze AML/CFT

Istotny wniosek płynący z wydanego komunikatu dotyczy podmiotów trzecich, którym powierzono obowiązki w obszarze AML/CFT. Przypomnieć należy, że powierzenie tych obowiązków może nastąpić na podstawie odpowiednio art. 47 i 48 ustawy AML.

Jak wynika z komunikatu: Instytucja obowiązana powinna dołożyć staranności, aby dobre praktyki, określone w komunikacie, stosowane były również przez podmioty trzecie, którym powierzyła zadania do wykonywania w swoim imieniu. W przypadku korzystania z usług podmiotu trzeciego przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1-3 ustawy AML, lub powierzenia innemu podmiotowi stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz prowadzenia i dokumentowania wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji, o której mowa w art. 43 ust. 3 ustawy AML3, wypełnienie obowiązku szkoleniowego przez podmioty świadczące takie usługi, powinno być elementem umowy wiążącej instytucję obowiązaną z tymi podmiotami.

W ocenie organów nadzoru postanowienia umowy z podmiotem trzecim powinny:

• zapewniać instytucji obowiązanej pełną kontrolę procesu szkoleniowego, w celu zapewnienia jego prawidłowego przebiegu;
• zagwarantować otrzymanie od podmiotu trzeciego dowodów potwierdzających przeszkolenie wszystkich osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków związanych z AML/CFT w tym podmiocie, w tym zakres i częstotliwości szkoleń.

Korzystanie z usług podmiotu trzeciego nie zwalnia instytucji obowiązanej z odpowiedzialności za stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. W interesie instytucji obowiązanej leży zatem takie ukształtowanie relacji z podmiotem trzecim, któremu powierza wykonywanie środków bezpieczeństwa finansowego, aby nie narazić się na odpowiedzialność administracyjną.

Zakres merytoryczny szkoleń

Organ nadzoru wskazuje, że programy szkoleniowe:

• powinny uwzględniać charakter, rodzaj i rozmiar działalności prowadzonej przez instytucję obowiązaną;
• zapewniać aktualną wiedzę w zakresie realizacji obowiązków instytucji obowiązanej;
• powinny być nastawione na aspekty praktyczne związane z wykonywanymi obowiązkami, w szczególności w zakresie zawiadomień do GIIF i prokuratury (art. 74 ust. 1, art. 86 ust. 1 oraz art. 89 ust. 1 ustawy AML);
• muszą być ciągłym procesem – a nie działaniem jednorazowym – który zapewni stały rozwój kompetencji osób realizujących obowiązki związane z AML/CFT.

Obowiązek szkoleniowy może zostać zrealizowany poprzez szkolenia wewnętrzne instytucji obowiązanej, jak i poprzez udział osób wykonujących zadania z obszaru AML/CFT w szkoleniach zewnętrznych. Dopuszczalna jest forma stacjonarna, jak i forma zdalna.

W ocenie nadzorcy samokształcenie pracowników nie jest realizacją obowiązku szkoleniowego. Dodatkowo za niedopuszczalne nadzorca uznaje wzajemne szkolenie pracowników w ramach tej samej instytucji obowiązanej, w której żadna z tych osób nie odbyła szkolenia zewnętrznego.

Podsumowanie

Jak wynika z komunikatu - organy kontroli oczekują weryfikacji przez instytucje obowiązane dotychczasowej praktyki wypełniania obowiązku z art. 52 ustawy AML i niezwłocznego podjęcia kroków zmierzających do prawidłowej realizacji tego obowiązku. Tym samym, instytucje obowiązane muszą przyjrzeć się temu, w jaki sposób wywiązują się z obowiązku szkoleniowego, w tym:

• dokonać audytu umów zawartych z podmiotami trzecimi, którym powierzyły obowiązki w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• zweryfikować procedury wewnętrzne pod kątem kompletności postanowień odnoszących się do obowiązku szkoleniowego oraz
• zastanowić się czy dotychczas przeprowadzane szkolenia są wystarczające w świetle wydanego komunikatu, w tym czy są wystarczająco udokumentowane.

Komunikat jest pierwszą tego typu publikacją wydaną wspólnie przez organy nadzoru w obszarze AML/CFT. Dotychczas próżno było poszukiwać stanowisk, w których organy nadzoru wyraziłyby wspólne i jednolite podejście w odniesieniu do dobrych praktyk w związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z ustawy AML. Komunikat z pewnością porządkuje i uspójnia oczekiwania nadzorcze w zakresie realizacji obowiązku szkoleniowego przez instytucje obowiązane. Pozostaje tylko (albo i aż) wdrożyć oczekiwania nadzorcze.

Z pełną treścią komunikatu można zapoznać się pod linkiem.

Kancelaria prawna KRWLEGAL zapewnia profesjonalne i fachowe doradztwo w wielu dziedzinach prawa, w tym świadczy usługidoradztwa w zakresie AMLoraz prowadzi szkolenia w tym obszarze dla pracowników instytucji obowiązanych.

Jeśli uważasz, że może mieć to wpływ na Twój biznes, zapraszamy do kontaktu: biuro@krwlegal.pl lub +48 22 29 50 940.