Sejm zajmuje się projektem nowelizacji Kodeksu pracy, wprowadzającym na stałe pracę zdalną

Cel wprowadzenia pracy zdalnej na stałe

Wprowadzenie na stałe do kodeksu pracy regulacji pracy zdalnej ma przyczynić się m.in. do poprawienia możliwości zatrudnienia osób znajdujących w szczególnej sytuacji na rynku pracy – w tym kobiet w ciąży, rodziców małych dzieci, czy osób sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek takiego pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca poinformuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Rozwiązanie to w założeniu ma ułatwić godzenie obowiązków rodzinnych i zawodowych, a także znalezienie stałego zatrudnienia pracującym rodzicom należącym do grup o niższych wskaźnikach aktywności zawodowej.

Praca zdalna (co do zasady) na podstawie porozumienia z pracodawcą

Praca zdalna ma być stosowana w warunkach typowych – a nie tylko w warunkach nadzwyczajnych, jak w celu przeciwdziałania COVID-19. Praca będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie trwającego już zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy w dwóch przypadkach – w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Nadto, praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Konieczność dostosowania regulacji wewnętrznych pracodawcy

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały być, co do zasady, określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia („Porozumienie”).

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy („Regulamin”).

Jednakże, wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne również w sytuacji, gdy nie będzie zawarte Porozumienie, ani też nie będzie wydany Regulamin. W takim przypadku, w myśl projektu, pracodawca winien określić zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej („Polecenie”) albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem („Porozumienie z pracownikiem”).

W Porozumieniu lub Regulaminie – oraz odpowiednio w Poleceniu albo w Porozumieniu z pracownikiem – pracodawca będzie musiał określić w szczególności m.in. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów oraz zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego. Pracodawca pokryje koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jak i inne – wskazane w Porozumieniu, Regulaminie, Poleceniu lub Porozumieniu z pracownikiem. Wskazana też będzie grupa lub grupy pracowników, którzy będą mogli być objęci pracą zdalną.

Obowiązkiem pracodawcy będzie również zapewnienie odpowiednich szkoleń, pomocy technicznej, materiałów i narzędzi, niezbędnych do wykonywania tej pracy. Strony będą mogły ustalić również zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezapewnionych przez pracodawcę. Pracownikowi będzie przysługiwać wówczas ekwiwalent pieniężny. Pokrycie kosztów oraz wypłata ekwiwalentów będą mogły być zastąpione ryczałtem.

Co więcej, zadaniem pracodawcy będzie również zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Określeniu będą podlegać również zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. Pracodawca ustali również zasady kontroli wykonywania pracy, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, czy też zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej na pracodawcy ma ciążyć obowiązek określenia również procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Pracodawca będzie miał prawo – w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika – przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Krótki termin na wdrożenie nowych regulacji

Największe kontrowersje budzi vacatio legis przedmiotowej Nowelizacji. Zgodnie z założeniami, projektowane zmiany mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ich ogłoszenia. Konieczność powzięcia ustaleń dotyczących przykładowo ponoszenia kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę, wypłaty ekwiwalentu, czy ryczałtu, a w konsekwencji również zawarcia m.in. wymaganych prawem porozumień, czy regulaminów odnoszących się do zasad pracy zdalnej, wymaga zintensyfikowanej pracy przez okres dłuższy niż dwa tygodnie.

Podkreślić należy, że sam wymóg, aby rozmowy w przedmiocie Porozumienia, o którym była mowa wyżej, trwały nawet 30 dni, pozostawia pod znakiem zapytania – a wręcz uniemożliwia – wprowadzenie pracy zdalnej na nowych warunkach w niektórych zakładach pracy w ciągu 14 dni od dnia wejścia w życie Nowelizacji.

Krótki termin wejścia w życie nowelizacji może być szczególnie niekorzystny w przypadku obowiązków pracodawcy, których niewykonanie może wiązać się z sankcjami. Przykładowo nieprzeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaniem pracy zdalnej, czy nieodebranie oświadczenia od pracownika o zapoznaniu się z taką oceną ryzyka, może stanowić naruszenie przepisó1) bezpieczeństwa i higieny pracy, co może skutkować karą grzywny.

Jedną z zasad wyprowadzanych z art. 2 Konstytucji RP jest zasada ochrony zaufania obywateli do państwa i stanowionego przez niego prawa, z której to wynika między innymi obowiązek ustawodawcy, jak i innych podmiotów biorących udział w tworzeniu prawa, umożliwienia adresatowi danej normy prawnej racjonalnego planowania przyszłych działań (tak też: Wojewódzki Sąd Administracyjny siedziba w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z dnia 23 października 2019 r., II SA/Go 560/19). Mając na względzie skalę nałożonych na pracodawcę obowiązków w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej na stałe, jak i możliwe konsekwencje związane z opóźnieniem wcielenia w życie tych przepisów w ramach poszczególnych zakładów pracy, zasadnym wydaje się być postulat wydłużenia vacatio legis.

Podsumowanie

Wprowadzenie pracy zdalnej na stałe jest odpowiedzią ustawodawcy na zgłaszaną przez pracodawców i pracowników potrzebę bardziej elastycznego organizowania świadczenia pracy. Takie rozwiązanie może ułatwić pracownikom godzenie obowiązków zawodowych z rodzinnymi, a pracodawcom umożliwić pozyskiwanie pracowników bez potrzeby ograniczania się do konkretnego miasta czy regionu. Projekt wykorzystuje doświadczenia zdobyte przy stosowaniu rozwiązań prawnych dotyczących pracy zdalnej uregulowanej w sposób doraźny w związku z wystąpieniem sytuacji epidemicznej.

Pozytywnie należy ocenić pozostawienie pracodawcom i pracownikom do ustalenia szczegółowych zasad świadczenia pracy w trybie zdalnym. Dzięki takiemu rozwiązaniu strony stosunku pracy będą mogły uwzględnić specyfikę pracy w danym zakładzie pracy. Zastrzeżenia budzi natomiast bardzo krótki termin na wprowadzenie nowych regulacji przez pracodawców.

Z aktualną treścią Projektu można zapoznać się pod linkiem.

Autor: aplikantka radcowska Karolina Matysiak

Kancelaria prawna KRWLEGAL zapewnia profesjonalne i fachowe doradztwo w wielu dziedzinach prawa, w tym  świadczy usługi doradztwa przy ofertach publicznych, obsłudze crowdfundingu, transakcji M&A, jak również doradztwa regulacyjnego dla sektora finansowego, świadcząc usługi m. in. w zakresie działalności firm inwestycyjnych, funduszy inwestycyjnych, podmiotów zarządzających aktywami, banków (depozytariuszy), a także pozostałych uczestników rynku finansowego.

Jeśli uważasz, że może mieć to wpływ na Twój biznes, zapraszamy do kontaktu: biuro@krwlegal.pl lub +48 22 29 50 940.